Normas de uso de las Comunidades de Aprendizaje: CoPs

De las diferentes comunidades que podemos tener en nuestra organización una de las más populares son las Comunidades de Práctica que se utilizan habitualmente para gestionar el conocimiento con fines de aprendizaje organizativo.

Este tipo de comunidades tiene como objetivo la producción de conocimiento mediante la compartición de experiencias basado en la práctica de las personas que la componen que se plasma en productos de conocimiento: manuales, protocolos o guías de intervención,.. Estas comunidades actúan potenciando la capacidad de explotar y reutilizar el conocimiento que hay en la organización con un enfoque de colaboración, interacción y conectividad que busca maximizar la inteligencia de la organización.

Procesos CoPs

Las comunidades que más potencial de transferencia de conocimiento tienen hacia la organización son aquellas que sistematizan más este conocimiento: se incrementa el potencial de aprendizaje en la medida en que éste se codifica. Pero uno de los efectos más apreciados de este tipo de comunidades es la creación de conocimiento tácito que se crea en las conversaciones para llegar al conocimiento explicito y que para muchos usuarios y responsables es tan interesante como el explicito o el producto de conocimiento.

En la creación de estas comunidades pueden distinguir tres subprocesos.

Proceso 1: Creación de las CoPs

Previamente a la creación de una Comunidad de Práctica debemos asegurarnos en el diseño de los procesos relacionados con estas comunidades son los que realmente necesitamos.

Las CoPs son comunidades exigentes de gestionar, para compartir conocimientos podemos crear otro tipo de comunidades más sencillas como las de expertos o integración cultural. Las CoPs son inadecuadas para crear retos creativos  y demasiado simples para crear innovación compleja o disruptiva. Aseguremos antes de comenzar su funcionamiento que hemos elegido el tipo de comunidad más adecuada y que además establecemos unas bases sólidas.

1 –Asegurar que el objetivo de la comunidad es un producto de conocimiento. El fin de la la comunidad es sistematizar un conocimiento relevante para la organización con elevada transferencia y aplicabilidad, no es por ejemplo compartir o tener ideas creativas.

2 –Crear un Comité con líderes informales: Los roles ejecutivos de la comunidad deben estar bien definidos y el liderazgo informal y autoridad de los líderes de la comunidad sobre el objetivo de la Comunidad debe ser indiscutible.

3 – Asegurar que el Comité sea un Equipo: La selección de los miembros del Comité de la Comunidad , su motivación y su perfil diverso complementario y roles bien diferenciados es el elemento fundamental el éxito de este equipo.

4 – Seleccionar los miembros de la comunidad: Seleccionar adecuadamente en función de su conocimiento/ experiencia, motivación (digitalización) y establecer un número adecuado No olvidar los esponsores deberían estar involucrados con algún rol para obtener apoyo organizativo y garantizar el impacto.

 Proceso 2: Producción de Conocimiento mediante CoP s

Aunque el objetivo de las CoPs es producir un producto de conocimiento desde el punto de vista del aprendizaje debemos dar igual importancia a aquellas comunidades que producen un sofisticado y procedimentado conocimiento que luego se puede “empaquetar ” y  cuyo producto tiene un elevado impacto organizativo como aquellas donde codificación del aprendizaje es menos sofisticada pero que pueden estar trabajando más aspectos relacionados con conocimiento tácito y el cambio cultural con impacto organizativo más difuso gracias a las conversaciones creadas a partir de la consecución de su objetivo- producción de conocimiento y su transferencia al día a día-.  En esta estapa debemos asegurar los siguientes aspectos:

1 – Determinar el producto de conocimiento.   Si el objetivo de la Comunidad es crear conocimiento explícito se debe determinar previamente su formato: una lista , un job aid , un manual , un protocolo , …  O varios formatos a la vez, con varios niveles de complejidad.

2 – Hacer el diseño del producto en términos de transferencia. Facilitaremos el trabajo posterior a la comunidad si se define previamente el “encapsulamiento” o formato del producto atendiendo a criterios de transferencia y aplicabilidad y basado en el tipo de público receptor.

3 – Determinar el éxito en términos de conocimiento implícito o tácito y explícito . El mayor valor de muchas CoP’s  (especialmente si todos sus participantes son a su vez el público objetivo) será también el aprendizaje dentro de la CoP tanto como el propio producto. Dentro del proceso debe contemplarse como vamos a fomentar el conocimiento tácito.

4 – Establecer los mecanismos de trabajo interno. Además de protocolos y procesos de interacción dentro de la red virtual, establecer la presencialidad requerida y si es necesario el aporte de expertos externos a la comunidad o a la organización.

5 – Establecer criterios de dinamización : Determinar como será la gamificación , el reconocimiento o recompensa, los denominados ARS (Análisis de Redes Sociales) o los hitos presenciales básicos  “momentos de la verdad”  que ayudan a la implicación emocional y a la participación que suele ser la clave de exito de una comunidad.

6 – Establecer los mecanismos de validación de las etapas del producto: Establecer dentro del proceso los documentos parciales  y la formalización del producto final de conocimiento que en función de su impacto debería ser validado finalmente en el máximo nivel jerárquico o formal de la organización.

Proceso 3. Transferencia del producto de Conocimiento

Un producto de conocimiento puede ser una lista, puede ser un esquema de trabajo para resolver un problema, un video o un ” Job Aid ” que permita la resolución de problemas o proporcione guías de trabajo . Pero una vez  realizado se debe establecer la forma en la que este conocimiento se puede incorporar y revierte con mayor impacto en la organización.

La comunicación de estos productos puede ser muy sencilla o más compleja, puede afectar a “qué se hace” a procedimientos de trabajo establecidos o afectar a los no establecidos o al ” cómo se hace” puede implicar cambios en competencias, actitudes o comportamientos de unas pocas personas o de muchas personas.

1 – Establecer un Plan de Comunicación para la transferencia ( Acciones , fechas y responsables ) . El Plan puede ir desde un simple recordatorio impreso en un formato plastificado a un detallado plan de sensibilización y formación presencial con seguimiento por parte de la dirección del área organitzativa de la empresa

2 – Asegurar responsables adecuados para la comunicación : Si el impacto es elevado es necesario sponsors con poder dentro de la organización. Los comunicadores pueden no coincidir con los que elaboraron el producto. podemos aprovechar comunicación en casacada con los jefes o podemos pedir la colaboración de los departamentos de formación o comunicación o utilizar cualquier otra herramienta de sensibilización y comunicación .

3 – Asegurar la calidad formal del producto y su multiformato . La calidad percibida dependerá de la calidad de los productos formales finales y de poder llegar a diferentes colectivos con diferentes formatos : ebook, job aid , resúmenes, videos , …

Para los que queráis profundizar en este tipo de comunidades os dejo un e-book sobre esta temática en la que somos coautores y que refleja uno de los sistemas de Comunidades de Práctica más avanzados el Programa Compartim del Departament de Justicia de la Generalitat de Catalunya dónde hemos tenido la suerte de trabajar.

Una respuesta to “Normas de uso de las Comunidades de Aprendizaje: CoPs”

  1. Normas de uso de las Comunidades de Aprendizaje: CoPs, en el blog de Virginio Gallardo » Observatorio de Recursos Humanos | ORH Says:

    […] › Continúa leyendo el resto del post en el  blog ValoresRH añadidos, de Víctor Pérez Cantó. […]


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